Oikeus- ja yhteiskuntatieteellisen yhdistyksen tietosuojaseloste

Oikeus- ja yhteiskuntatieteellisen yhdistyksen jäsenet ja yhdistyksen tiedotuslistalle ilmoittautuneet ovat OYY:n jäsenrekisterissä tai tiedotuslistalla,  joissa olevia henkilötietoja käsitellään jäsenyyden ja tilausten hoitoon sekä tiedottamiseen liittyvissä asioissa.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö 

Rekisterinpitäjä: Oikeus- ja yhteiskuntatieteellinen yhdistys ry (y-tunnus 3031824-7)

Osoite: c/o Kriminologian ja oikeuspolitiikan instituutti, PL 16, 00014 HELSINGIN YLIOPISTO

Yhteyshenkilö:  jasenasiat[ät]oyy-ry.fi

2. Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään OYY:n jäsenten ja yhdistyksen tiedotuslistan sähköpostit tilanneiden ja entisten jäsenten tietoja. 

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on

1. OYY:n jäsenyyksien hoito, päivittäminen ja päättäminen;
2. päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä; 
3. rekisterin ylläpito ja kehittäminen;
4. Oikeus-lehden tilauksien hoito ja kehittäminen;
5. laskutus; maksujen valvonta, maksuajan myöntäminen ja perintä; sekä
6. yhdistyksen ja sidosryhmien toiminnasta tiedottaminen ja markkinointi.

Henkilötietojen käsittely perustuu OYY:n lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä, henkilön suostumukseen luovuttaa tietonsa OYY:n tiedotuslistalle, sekä tietyissä tapauksissa sopimusten täytäntöönpanoon. 

4. Rekisteröityjen ryhmät ja näihin liittyvät tiedot

Yhdistyksellä on jäsenrekisteri ja tiedotuslista. Rekisteröity voi kuulua jompaan kumpaan tai sekä jäsenrekisteriin ja tiedotuslistalle. 

Jäsenrekisteriä varten kerättäviä ja käsiteltäviä tietoja ovat:

• Rekisteröidyn etu- ja sukunimi
• Rekisteröidyn osoite
• Rekisteröidyn sähköpostiosoite
• Jäsenyystiedot
• Tilaus-, toimitus-, laskutus-, peruutus-, reklamaatio- ja maksutiedot.

Tiedotuslistaa varten kerättäviä ja käsiteltäviä tietoja ovat:

• Rekisteröidyn sähköpostiosoite.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään 

1. rekisteröidyltä itseltään; 
2. Postin palautuksista ja osoitteenmuutospalvelusta;
3. Digi- ja väestötietoviraston päivityspalvelusta;
4. mahdollisista muista yhteystietojen päivityspalveluista; sekä
5. laskutuksen ja maksuvalvonnan tietoina pankilta.

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu OYY:n jäsenrekisteriin Yhdistysavaimen palvelimelle ja tiedotuslistan tilanneiden CleverReach-palvelun palvelimelle, joihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja tehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. 

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja voidaan siirtää OYY:n yhteistyökumppaneille Oikeus-lehden tilauksiin liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi.

Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille jäsenrekisterin toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. 

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti eikä niitä siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on OYY:n jäsen. Jäsenyyden tai tilauksen päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen, kuitenkin enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä OYY:n. Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai OYY:n sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa. 

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa OYY:lle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit). 

Tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröidyllä on oikeus

• saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
• saada tutustua tietoihin
• oikaista tietoja
• poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
• rajoittaa tietojen käsittelyä
• siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• vastustaa tietojen käsittelyä
• olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainittujen oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. OYY voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella. 

11.   Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

12.   Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse OYY:n hallituksen jäsenvastaavalle osoitteeseen jasenasiat[ät]oyy-ry.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Oikeus- ja yhteiskuntatieteellinen yhdistys r.y.

c/o Kriminologian ja oikeuspolitiikan instituutti

PL 16

00014 HELSINGIN YLIOPISTO

13.   Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 26.10.2022.